Správně zpracovaná zadávací dokumentace a vhodný postup při hodnocení přijatých nabídek je to nejdůležitější, co musíte udělat, abyste našli opravdu kvalitního dodavatele, který odvede profesionální práci ve slíbeném rozsahu a termínu.
A proto jsme pro vás připravili dvoudílný miniseriál 5 základních pravidel zaručujících klidnější spánek, méně starostí a více času na vaše vlastní podnikání. V prvním díle si vysvětlíme, jak správně připravit zadávací dokumentaci a oslovit vhodné potenciální dodavatele.
Bod první: Příprava zadávací dokumentace
Zadávací dokumentace, brief či rozsah poptávaného řešení, to jsou přívlastky, které nejčastěji označují výchozí dokument z prvního kroku. Důležitější než název je samozřejmě obsah, který by měl být minimálně v následujícím rozsahu.
Představte svoji firmu a své zákazníky
Stejně jako v mezilidských, tak i v obchodních vztazích je nutné před jakýmkoliv stykem důkladné seznámení. Popište krátce (ve dvou až třech odstavcích) svoji společnost, její úspěchy, činy a obchodní cíle. Pomůže i odkaz na webové stránky či jakékoliv doprovodné materiály související s předmětem vaší činnosti.
Definujte rozsah řešení
Zadání „poptáváme tvorbu WWW stránek“ nestačí. Je nutné dodavateli určit mantinely, ve kterých se má pohybovat. Předpokládejme, že základní řešení se bude dělit na následující body:
- přípravu vstupní analýzy (důležitá část, která popisuje celkovou funkcionalitu webových stránek a obvykle slouží jako příloha ke smlouvě),
- zpracování grafického návrhu,
- implementaci redakčního systému (slouží pro správu obsahu a dnes je již nepostradatelnou součástí každého řešení),
- individuální úpravy (může být např. tvorba klientské zóny, sofistikované formuláře či rozsáhlejší zásahy do běžných funkcí),
- zajištění provozu a technické podpory webových stránek.
Popište svá očekávání a cíle
Upřesněte své zadání tím, že uvedete jasné cíle a očekávání, která máte od svého nového projektu. Mezi základní cíle patří zvýšení celkové nebo dílčí návštěvnosti (např. ze specializovaných portálů či cílových skupin), zvýšení konverzí (např. počet odeslaných formulářů nebo objednávek), ale může to být i větší aktivita na jednotlivých podstránkách nebo vyšší počet přijatých žádostí o zasílání newsletteru.
Očekávání může být samozřejmě různé podle typu vašeho podnikání, ale lze si pod ním představit například zvýšení povědomí o značce, zvýšení důvěryhodnosti u obchodních partnerů nebo cílových zákazníků.
Stanovte kritéria a termíny výběrového řízení
Stanovením jasných kritérií zvýšíte kvalitu výběrového řízení. Netrvejte pouze na ceně, ale zohledněte i další parametry. Zvolte například kvalitu referencí (doporučujeme jejich následné ověření u objednatele), kvalitu redakčního systému a zázemí společnosti. Ideální poměr jednotlivých kritérií by mohl vypadat např. takto:
- 50 % cena nabízeného řešení,
- 20 % kvalita redakčního systému,
- 20 % kvalita referencí,
- 10 % zázemí společnosti.
Souběžně s kritérii stanovte i předpokládané termíny výběrového řízení. Na přípravu cenové nabídky dejte osloveným společnostem alespoň deset dní a celé výběrové řízení včetně osobních prezentací by nemělo trvat déle než tři týdny.
Stanovte rozpočet
Kvalitní a zavedená agentura, kterou byste měli hledat, vám nebude schopná nabídnout své služby za 20 tisíc Kč – s tím je nutné počítat i při stanovování rozpočtu. Konečné číslo je samozřejmě přímo úměrné náročnosti, která vyplývá ze zadávací dokumentace či vstupní analýzy projektu, a jeho stanovení je tedy náročnější. Pokud ještě nemáte žádné zkušenosti s realizací webových stránek, zkuste se např. inspirovat u svých partnerů a zjistit, jaké prostředky investovali oni, v opačném případně vycházejte z dosavadních vědomostí. Jako malá nápověda vám mohou sloužit např. naše firemní stránky. Projekt v obdobném rozsahu, tedy od analýzy přes grafické zpracování, implementaci redakčního systému až po vložení obsahu bude ohodnocen na 80–120 tisíc Kč.
Pokud si jste jisti svým odhadem nebo máte rozpočet pevně určený, uveďte ho v zadávací dokumentaci. V opačném případně vyčkejte na první nabídky a poté o rozpočtu interně diskutujte.
Bod druhý: Oslovení vhodných dodavatelů
V České republice se zabývá tvorbou webových stránek opravdu velké množství subjektů, ale pokud provedete základní filtraci, jejich celkové číslo klesne přibližně ke třiceti agenturám, které vám jsou schopné zajistit dobře odvedenou práci. Toto číslo se samozřejmě bude upřesňovat v návaznosti na vaši zadávací dokumentaci a rozpočet.
Kde začít hledat?
Začněte jednoduše – jakmile narazíte na pěknou webovou prezentaci, která odpovídá vašim představám, podívejte se zpravidla do pravého dolního rohu stránek a proklikněte se na webové stránky společnosti, která web vytvářela. Pokud se vám jejich prezentace a další reference líbí, zapište si společnost do seznamu.
Dalším zdrojem může být běžné hledání na internetu, zvolte základní klíčová slova a prohlédněte si nabízené výsledky na první, maximálně druhé stránce. Opět si přidejte společnosti, které vás zaujmou, do seznamu. V dnešní „sociální době“ určitě používáte alespoň Facebook a i tam můžete najít zajímavé tipy. Tento kanál může být ale i trochu ošemetný, protože do vyhledávání nebo přímo na vaši facebookovou zeď se může dostat i nekvalitní firma. Proto je dobré zvolit ještě další způsob.
Podívejte se na odborné stránky. Doporučujeme prohlédnout například uznávanou oborou soutěž WebTop100, portály tyinternety.cz, lupa.cz, Mediář nebo Marketing a Media.
Jaké společnosti a kolik jich oslovit?
Vycházejte z vytvořeného seznamu a oslovte ty firmy, u kterých vás na první pohled zaujala jejich prezentace a reference. Detailnější zkoumání jejich kvalit přijde na řadu až po odevzdání nabídky. Pro první kolo doporučujeme oslovit maximálně pět společností. Od vybraných společností vyžadujte potvrzení účasti ve výběrovém řízení, a pokud některá z nich (např. z kapacitních důvodů) účast odmítne, využijte některou z náhradních.